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Antritt zum Beweis · Tag 043

Backofficeaus dem Tagstreichen.

Ich automatisiere mein gesamtes Backoffice. Als selbstständiger Strategieberater im Baugewerbe hält mich der Admin-Berg jeden Tag unnötig auf. Das nervt. Also muss das ab jetzt die KI machen. Wenn du das auch möchtest: lies hier mit und baue es nach.

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Meine Meinung

Es fühlt sich fast wie ein unfairer Vorteil an, in zwei Jahren wird das aber der Standard sein.

Wer früh anfängt, hat Vorsprung. Wer zuschaut, kann nachmachen.

Joel Rücker

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Build-Log

Was schon aus meinem Tag raus ist.

  1. Rechnungsversand → vollautomatisch

    sevDesk → n8n → Brevo. Erkennt Leistung, schreibt Rechnung, sendet PDF. Keine Klicks mehr.

  2. Terminanfragen → Agent antwortet

    Cal.com + Claude. Erkennt Anliegen aus der Anfrage, schlägt passende Slots vor, hängt Vorbereitungsfragen an.

  3. Posteingang → Routing in 12 Sekunden

    Jede Mail bekommt Tag, Priorität, Vorschlagstext. Ich bestätige oder ändere. Antwortzeit halbiert.

  4. Angebotsentwürfe → aus Gesprächsnotiz

    Sprachmemo nach dem Erstgespräch rein, fertiges Angebot inkl. Scope und Timeline raus. Editieren statt schreiben.

  5. Belege → Buchhaltung pre-sortiert

    Foto rein, GoBD-konform abgelegt, Konto vorgeschlagen, Steuerberater bekommt es als Paket. Monatsende dauert 18 Minuten.

  6. Wochenreview → schreibt sich selbst

    Aus Kalender, Mail, Build-Log generiert sich Freitag um 17:00 die Review. Ich lese, kommentiere, fertig.

→ Alle Einträge wöchentlich im Newsletter.

Personalakte

Wer das Büro betreibt.

Elf KI-Agenten. Jeder mit eigener Akte, eigenem Aufgabenbereich und eigenem Charakter. Nicht weil Tools Persönlichkeit brauchen, sondern weil ich mit Menschen denken kann. Und sie deshalb auch leiten.

Im Newsletter geht jede Woche eine Akte raus: was sie macht, wie sie gebaut ist, was sie kann und was nicht.

Warum das öffentlich passiert

Nicht reduzieren. Komplett raus, soweit möglich.

Ich bin Strategieberater in der Baubranche. Nach einer internationalen „Karriere" mit Verantwortung als Teil der Geschäftsleitung mit Fokus auf Vertrieb, Marketing und Führung, bin ich nun glücklich Solo unterwegs.

Viele fragten mich, warum gibst du das denn auf? Gutes Gehalt, sicheres Umfeld. Dienstwagen… Naja, das ist irgendwann einfach nicht mehr mein Rahmen gewesen. Zu enge Leitplanken, zu eng und langsam die Prozesse. Da ich nun knapp 20 Jahre in der Baubranche tätig bin, bringe ich alles an Erfahrung mit. Was jedoch schlicht nervt, ist der Admin-Kram, der jeden Tag anfällt. Also muss das delegiert werden.

Statt das hinzunehmen, statt Personal einzustellen, baue ich das ganze Backoffice selbst neu. Mit KI, aber unabhängig. Kein Mietverhältnis zu einem Anbieter, kein Vendor-Lock auf das Werkzeug, das mein Tag steuert. Mein eigenes System, in meinem Haus.

Es soll vollautomatisiert laufen. Nicht halb, nicht „mit ein bisschen Hilfe", sondern so, dass Mails, Termine, Angebote, Rechnungen und Buchhaltung ohne mich funktionieren.

Und ich mache es offen. Damit es nachmachbar wird.

Komm mit zuschauen.

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Kein Pitch. Keine Pflicht. Jederzeit wieder weg.